Von Microsoft 365 zu openDesk: Was ändert sich?
Kurz gesagt: Für fast jedes Microsoft-365-Programm gibt es in openDesk ein Gegenstück, alles unter einem Login und mit Datenhaltung in Deutschland. Ihre E-Mail-Adressen und Office-Dateien bleiben erhalten. Umgewöhnen müssen Sie sich vor allem an die Oberfläche, und einige Sonderfälle wie Makros oder Teams-Chatverläufe sollten Sie vorher kennen.
Warum Organisationen wechseln
Microsoft 365 ist bequem, aber Lizenzkosten pro Nutzer, Datenhaltung bei einem US-Anbieter und die Abhängigkeit von einem einzigen Hersteller sind für viele Vereine, soziale Träger und kleine Betriebe ein Thema. openDesk ist eine Open-Source-Bürosuite, die das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Wir betreiben die openDesk Community Edition für jeden Kunden als eigene Instanz in Rechenzentren in Deutschland.
Welches Programm ersetzt was?
openDesk bündelt bewährte Open-Source-Programme unter einer gemeinsamen Oberfläche. Die Namen der Programme müssen Sie im Alltag nicht kennen, Sie wählen einfach den Bereich im Menü.
| Microsoft 365 | In openDesk | Dahinter steckt |
|---|---|---|
| Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte) | E-Mail, Kalender und Kontakte im Browser, E-Mail auch in Outlook und Handy-Apps | Open-Xchange |
| OneDrive und SharePoint | Dateien mit Freigaben und gemeinsamen Ordnern | Nextcloud |
| Word, Excel, PowerPoint | Office im Browser, auch gemeinsam in Echtzeit | Collabora Online |
| Teams (Besprechungen) | Videokonferenz, Gäste per Link | Jitsi |
| Teams (Chat) | Chat mit Räumen und Direktnachrichten | Element |
| Planner und Projekt | Projekte und Aufgaben | OpenProject |
| OneNote und SharePoint-Wiki | Wissen: gemeinsames Wiki | XWiki |
| Entra ID (Anmeldung) | Ein Login für alle Bereiche, mit Zwei-Faktor-Anmeldung | Keycloak |
Was gleich bleibt
- Ihre E-Mail-Adressen: Die Domain bleibt Ihre, Absender und Empfänger ändern sich nicht
- Ihre Dateiformate: .docx, .xlsx und .pptx werden direkt bearbeitet, nicht umgewandelt
- Gemeinsam arbeiten: Mehrere Personen bearbeiten ein Dokument gleichzeitig, wie in Microsoft 365
- Ordner und Freigaben: Gemeinsame Ordner mit Rechten für Lesen und Bearbeiten, Freigabe-Links für Externe
- Termine und Einladungen: Einladungen an externe Teilnehmer funktionieren wie gewohnt
- Arbeiten von überall: im Browser auf jedem Gerät, Dateien auch als Laufwerk
Was sich ändert
- Die Oberfläche: Menüs und Symbole sehen anders aus. Die meisten Nutzer finden sich nach wenigen Tagen zurecht, eine kurze Einweisung beschleunigt das deutlich
- Browser statt installierter Programme: openDesk läuft im Browser. Office-Programme müssen nicht mehr auf jedem Rechner installiert und lizenziert werden
- E-Mail-Programme und Handy: Outlook, Thunderbird und die Mail-Apps auf dem Handy binden Sie per IMAP und SMTP an. Kalender und Kontakte synchronisieren über CalDAV und CardDAV statt über ein Exchange-Konto. Auf dem iPhone ist das eingebaut, Android braucht eine kostenlose Zusatz-App, Outlook ein Zusatzprogramm
- Chat und Besprechung sind getrennt: In Teams steckt beides in einem Programm, in openDesk gibt es einen eigenen Bereich für Chat und einen für Videokonferenzen
- Kosten: Statt Lizenzen pro Nutzer beim Hersteller zahlen Sie einen festen Monatspreis für Ihre Instanz. Die Pakete starten ab 99 € im Monat
- Datenhaltung: Ihre Daten liegen in einer eigenen Instanz in Deutschland, nicht bei einem US-Konzern
Ehrliche Grenzen
openDesk ersetzt Microsoft 365 im Büroalltag gut. Einige Dinge sollten Sie aber vor der Entscheidung kennen:
- Kein Exchange (ActiveSync): Wer heute Postfach, Kalender und Kontakte mit einem einzigen Exchange-Konto in Outlook oder auf dem Handy nutzt, richtet künftig E-Mail und Kalender getrennt ein. Das funktioniert zuverlässig, ist aber ein Schritt mehr bei der Einrichtung. Wir stellen dafür Anleitungen bereit
- Makros: Excel- und Word-Makros laufen oft nicht oder nur eingeschränkt. Prüfen Sie wichtige Vorlagen mit Makros vorab
- Aufwendige Excel-Mappen: Pivot-Tabellen und Formeln funktionieren in der Regel, bei sehr komplexen Mappen mit Verknüpfungen oder Power Query sollten Sie testen
- Gestaltete Vorlagen: Briefbögen und Präsentationen mit aufwendigem Layout können leicht verrutschen und brauchen eventuell eine Nachbesserung
- Teams-Chatverläufe, Planner-Aufgaben und OneNote-Notizbücher: lassen sich meist nicht automatisch übertragen. Wichtige Inhalte vorher als Datei sichern
- Branchensoftware mit Microsoft-Anbindung: Programme, die direkt auf Outlook oder Excel zugreifen, prüfen wir mit Ihnen vor dem Wechsel
Unser Tipp: Erst testen, dann entscheiden
Nehmen Sie Ihre drei wichtigsten Vorlagen und Tabellen und öffnen Sie sie in einer kostenlosen Demo. So sehen Sie vor dem Wechsel, ob alles passt, und wir können Probleme gemeinsam lösen, bevor sie im Alltag stören.
Der Wechsel in fünf Schritten
- Bestand erfassen: Nutzer, Postfächer, Verteiler, Ordner und Rechte im Umzugs-Erfassungsbogen eintragen. Die Liste der Nutzer finden Sie im Microsoft-365-Admin-Center
- Aufräumen: Postfächer entrümpeln, OneDrive und SharePoint sortieren, Altdaten fürs Archiv markieren. Wie das geht, steht in der Anleitung Umzug vorbereiten
- openDesk einrichten: Wir richten Ihre Instanz ein, legen Nutzer an und bereiten die Umstellung Ihrer Domain vor
- Daten übertragen: E-Mails, Kalender, Kontakte und Dateien ziehen um, je nach gewählter Umzugsvariante durch uns oder durch Sie
- Stichtag und Einweisung: Zum Stichtag stellen wir die E-Mail-Zustellung um, Ihr Team arbeitet ab dann in openDesk. Microsoft 365 kündigen Sie erst, wenn alles geprüft ist
Bis zum Stichtag arbeitet Ihr Team ganz normal in Microsoft 365 weiter. So gibt es keinen Tag, an dem niemand arbeiten kann.
Häufige Fragen zum Wechsel von Microsoft 365
Können wir unsere Word- und Excel-Dateien weiter nutzen?
Ja. Dateien im Format .docx, .xlsx und .pptx öffnen und bearbeiten Sie in openDesk direkt im Browser, ohne sie umzuwandeln. Bei sehr aufwendig gestalteten Dokumenten kann sich die Formatierung leicht verschieben. Makros laufen oft nicht oder nur eingeschränkt.
Bleibt unsere E-Mail-Adresse gleich?
Ja. Ihre Domain und damit alle E-Mail-Adressen bleiben erhalten. Zum Stichtag stellen wir die Zustellung auf Ihre openDesk-Instanz um. Ihre Kunden und Partner merken davon nichts.
Können wir Outlook weiter nutzen?
Für E-Mails ja: Outlook und andere E-Mail-Programme binden Sie per IMAP und SMTP an, auch auf dem Handy. Eine Exchange-Anbindung (ActiveSync) gibt es nicht. Kalender und Kontakte laufen über CalDAV und CardDAV, dafür braucht Outlook ein Zusatzprogramm. Viele Teams nutzen Kalender deshalb direkt im Browser.
Was passiert mit unseren Teams-Chats?
Chatverläufe aus Teams lassen sich in der Regel nicht in openDesk übertragen. Sichern Sie wichtige Absprachen und Dateien aus Teams vor dem Wechsel in der Dateiablage. Im neuen Chat starten Sie mit frischen Räumen.
Wann können wir Microsoft 365 kündigen?
Erst wenn alle Daten übertragen und geprüft sind. Beachten Sie die Laufzeit Ihres Microsoft-Vertrags, denn Jahresverträge enden nicht monatlich. Planen Sie den Stichtag am besten so, dass er kurz vor dem Vertragsende liegt.