Umzug zu openDesk vorbereiten: So sparen Sie Zeit und Geld
Kurz gesagt: Jede Stunde Planung spart Zeit und Geld bei der Umsetzung. Wer vor dem Umzug Nutzer, Postfächer und Ordner erfasst, Altlasten aufräumt und die passende Umzugsvariante wählt, zahlt nur für das, was wirklich umziehen muss.
Warum sich Vorbereitung lohnt
Der Aufwand eines Umzugs hängt weniger von der Technik ab als von zwei Fragen: Wie viele Daten ziehen um, und wie viel muss unterwegs noch geklärt werden? Jede Rückfrage während des Umzugs kostet Zeit. Wer vorher weiß, wer welches Postfach nutzt und welche Ordner wirklich gebraucht werden, spart sich diese Schleifen.
Schritt 1: Erfassungsbogen ausfüllen
Mit unserem Erfassungsbogen tragen Sie alles zusammen, was wir für die Einrichtung brauchen. Er ist eine Tabelle mit mehreren Blättern und rechnet die wichtigsten Summen automatisch aus.
Umzugs-Erfassungsbogen
Kostenlos, ohne Anmeldung. Ausgefüllt einfach an info@byggia.de senden.
Das steht im Bogen:
- Nutzer: alle Personen mit neuer E-Mail-Adresse und Zusatzadressen
- Funktionspostfächer: gemeinsame Adressen wie info@ oder buchhaltung@ und wer darauf zugreift
- Verteiler: Adressen, die an mehrere Personen gehen
- Ordner und Rechte: Laufwerke, wer lesen und wer bearbeiten darf, und ob der Ordner umzieht, ins Archiv geht oder gelöscht wird
- Kalender: gemeinsam genutzte Kalender für Urlaub, Räume oder Fahrzeuge
- Geräte: womit gearbeitet wird, damit wir die passenden Anleitungen bereitstellen
Schritt 2: Postfächer aufräumen
Weniger Daten bedeuten einen schnelleren Umzug. Bitten Sie jeden Mitarbeiter, vorher kurz sein Postfach zu entrümpeln:
- Papierkorb, Spam und Entwürfe leeren
- Newsletter und automatische Benachrichtigungen löschen
- E-Mails mit großen Anhängen prüfen: Die Anhänge gehören oft ohnehin in die Dateiablage
- Doppelte oder leere Ordner zusammenführen
- Postfächer ehemaliger Mitarbeiter klären: umziehen, archivieren oder löschen?
Schritt 3: Dateien sortieren und archivieren
Der Umzug ist die beste Gelegenheit, im Dateichaos aufzuräumen. Ein neues System mit alter Unordnung verschenkt viel von seinem Nutzen.
- Doppelte Dateien und alte Versionen wie „Angebot_final_v3_neu.docx“ entfernen
- Private Dateien aus den gemeinsamen Ordnern herausnehmen
- Eine klare Ordnerstruktur festlegen, zum Beispiel nach Kunden, Projekten oder Abteilungen
- Für jeden Ordner festlegen, wer lesen und wer bearbeiten darf
Nutzen Sie die Chance: Archiv statt Umzug
Abgeschlossene Projekte und alte Jahrgänge, die Sie nur noch aufbewahren müssen, brauchen Sie im Arbeitsalltag nicht. Sie gehören ins Archiv statt ins neue System. Das spart Speicherplatz, Umzugszeit und macht die Suche im neuen System übersichtlicher.
Wichtig: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten weiter, je nach Unterlage bis zu zehn Jahre. Archivierte Daten müssen lesbar und auffindbar bleiben. Klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, was wie lange aufbewahrt werden muss.
Schritt 4: Die passende Umzugsvariante wählen
Wie viel Sie selbst übernehmen, entscheiden Sie. Je mehr Sie vorbereiten, desto günstiger wird es.
| Variante | Das übernehmen wir | Das übernehmen Sie | Kosten |
|---|---|---|---|
| 1. Komplettumzug 1:1 | Wir übernehmen Postfächer, Dateien, Rollen und Rechte vollständig aus dem bisherigen System. | Zugänge bereitstellen, Ergebnis abnehmen | €€€€ |
| 2. Umzug nach Plan | Wir legen an und übertragen genau das, was Sie im Erfassungsbogen vorbereitet haben. | Erfassungsbogen ausfüllen, Daten aufräumen | €€€ |
| 3. Hilfe zur Selbsthilfe | Wir richten Konten, E-Mail und Laufwerke ein. | Daten selbst in die neuen Laufwerke kopieren | €€ |
| 4. Selbst umziehen | Wir stellen die Umgebung und unsere Anleitungen bereit. | E-Mails übertragen und Dateien kopieren nach Anleitung | € |
Für viele kleine Organisationen ist der Umzug nach Plan ein guter Mittelweg: Sie entscheiden, was mitkommt, und wir erledigen die Technik. Wer ein kleines Team und etwas Zeit hat, spart mit Variante 3 oder 4 am meisten.
Schritt 5: Stichtag festlegen und Team informieren
- Stichtag festlegen: Bis wann wird im alten System gearbeitet, ab wann im neuen?
- E-Mail-Umstellung planen: am besten an einem ruhigen Zeitpunkt wie einem Freitagabend
- Zugänge bereitlegen: Zugangsdaten zum bisherigen System und zur Domain-Verwaltung, zum Beispiel beim Webhoster
- Team informieren: Wann ist der Wechsel, was ändert sich, wer hilft bei Fragen?
- Einweisung einplanen: eine kurze Einführung am ersten Tag spart viele Einzelfragen
Checkliste zum Abhaken
- Erfassungsbogen herunterladen und ausfüllen
- Postfächer aufräumen, Postfächer ehemaliger Mitarbeiter klären
- Dateien sortieren, Altdaten fürs Archiv markieren
- Umzugsvariante wählen
- Stichtag festlegen und Team informieren
- Erfassungsbogen an info@byggia.de senden
Häufige Fragen zum Umzug
Wie lange dauert der Umzug zu openDesk?
Ihre neue openDesk-Umgebung steht in der Regel nach wenigen Tagen. Wie lange der Datenumzug selbst dauert, hängt von der Datenmenge, der Zahl der Postfächer und der gewählten Umzugsvariante ab. Mit einem ausgefüllten Erfassungsbogen können wir Ihnen vorab einen verlässlichen Zeitplan nennen.
Können wir während des Umzugs weiterarbeiten?
Ja. Bis zum vereinbarten Stichtag arbeiten Sie normal im bisherigen System weiter. Die E-Mail-Umstellung legen wir auf einen ruhigen Zeitpunkt, zum Beispiel einen Freitagabend, damit am nächsten Arbeitstag alles bereitsteht.
Was kostet der Umzug?
Das hängt vor allem von der gewählten Variante ab. Beim Komplettumzug übernehmen wir alles, bei der Hilfe zur Selbsthilfe richten wir nur ein und Sie kopieren selbst. Den Datenumzug bieten wir als Zusatzoption an. Mit dem ausgefüllten Erfassungsbogen erstellen wir Ihnen ein verbindliches Angebot.
Müssen alte Daten überhaupt umziehen?
Nein. Abgeschlossene Projekte und alte Jahrgänge, die Sie nur noch aufbewahren müssen, gehören ins Archiv statt ins neue System. Das spart Speicher und Umzugszeit. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten dabei weiter, die Unterlagen müssen also lesbar bleiben.