Von Google Workspace zu openDesk: Was ändert sich?

Kurz gesagt: Für Gmail, Drive, Docs, Meet und Chat gibt es in openDesk jeweils ein Gegenstück, alles unter einem Login und mit Datenhaltung in Deutschland. Ihre E-Mail-Adressen bleiben erhalten. Der wichtigste Unterschied: Google-Dokumente werden beim Umzug in Office-Dateien umgewandelt, und Gmail-Labels werden zu Ordnern.

Warum Organisationen wechseln

Google Workspace ist einfach zu bedienen und läuft komplett im Browser. Genau deshalb fällt der Wechsel zu openDesk vielen Teams leicht, denn auch openDesk arbeitet im Browser. Gründe für den Wechsel sind meist die Datenhaltung bei einem US-Konzern, steigende Preise, zuletzt mit der Einführung der KI-Funktionen, und der Wunsch nach einem festen Ansprechpartner. Wir betreiben die openDesk Community Edition für jeden Kunden als eigene Instanz in Rechenzentren in Deutschland. Was Sie dabei sparen, zeigt unser Kostenvergleich.

Welcher Dienst ersetzt was?

openDesk bündelt bewährte Open-Source-Programme unter einer gemeinsamen Oberfläche. Im Alltag wählen Sie einfach den Bereich im Menü.

Google Workspace	In openDesk	Dahinter steckt
Gmail	E-Mail im Browser, auch in Outlook, Thunderbird und Handy-Apps	Open-Xchange
Google Kalender und Kontakte	Kalender und Kontakte, auch gemeinsame Kalender	Open-Xchange
Google Drive und geteilte Ablagen	Dateien mit gemeinsamen Ordnern und Freigabe-Links	Nextcloud
Docs, Tabellen, Präsentationen	Office im Browser, auch gemeinsam in Echtzeit	Collabora Online
Google Meet	Videokonferenz, Gäste per Link	Jitsi
Google Chat	Chat mit Räumen und Direktnachrichten	Element
Google Sites	Wissen: gemeinsames Wiki	XWiki
Google Tasks	Projekte und Aufgaben	OpenProject
Google-Konto (Anmeldung)	Ein Login für alle Bereiche, mit Zwei-Faktor-Anmeldung	Keycloak

Was mit Google-Dokumenten passiert

Google Docs, Tabellen und Präsentationen liegen in einem eigenen Format, das nur bei Google funktioniert. In Drive sind sie eigentlich keine Dateien, sondern Verknüpfungen zu Google. Beim Export wandelt Google sie automatisch um:

Google Docs werden zu Word-Dateien (.docx)
Google Tabellen werden zu Excel-Dateien (.xlsx)
Google Präsentationen werden zu PowerPoint-Dateien (.pptx)

Diese Dateien bearbeiten Sie in openDesk direkt im Browser, auch gemeinsam. Einfache Dokumente und Tabellen kommen gut an, bei aufwendigen Layouts lohnt ein kurzer Blick nach dem Umzug. Der Versionsverlauf aus Google und Kommentare in den Dokumenten gehen dabei in der Regel verloren.

Unser Tipp: Wichtige Dokumente vorher testen

Exportieren Sie Ihre drei wichtigsten Vorlagen und Tabellen aus Google und öffnen Sie sie in einer kostenlosen Demo. So sehen Sie vor dem Wechsel, ob alles passt.

Was gleich bleibt

Arbeiten im Browser: wie bei Google, ohne installierte Programme, auf jedem Gerät
Ihre E-Mail-Adressen: Die Domain bleibt Ihre, Absender und Empfänger ändern sich nicht
Gemeinsam bearbeiten: Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig im selben Dokument
Freigaben: Ordner für das Team und Links für Externe, mit Rechten für Lesen und Bearbeiten
Videokonferenzen per Link: Gäste nehmen ohne eigenes Konto teil

Was sich ändert

Office-Formate statt Google-Formate: Dokumente sind echte Dateien, die Sie jederzeit herunterladen und mit jedem Office-Programm öffnen können
Ordner statt Labels: In Gmail kann eine E-Mail mehrere Labels haben, in openDesk liegt sie in einem Ordner
Handy: Statt des Google-Firmenkontos binden Sie E-Mail per IMAP und Kalender und Kontakte per CalDAV und CardDAV ein. Auf dem iPhone ist das eingebaut, Android braucht eine kostenlose Zusatz-App
Speicher für das ganze Team: Statt fester Gigabyte pro Nutzer gibt es ein Gesamtkontingent für Ihre Organisation
Datenhaltung: Ihre Daten liegen in einer eigenen Instanz in Deutschland, nicht bei einem US-Konzern

Ehrliche Grenzen

openDesk ersetzt Google Workspace im Büroalltag gut. Einige Dinge sollten Sie aber vor der Entscheidung kennen:

Google Formulare: Ein Formular-Modul für Umfragen und Anmeldungen schalten wir als Zusatzoption frei, standardmäßig ist es aus. Der Grund: Mit Formularen sammeln Sie Daten von Externen, etwa Namen und Kontaktdaten. Dafür braucht es Einwilligungstexte und Löschfristen. Wir richten das Modul deshalb gemeinsam mit Ihnen ein, statt es ungenutzt offen zu lassen. Bestehende Google-Formulare werden nicht übertragen, sondern neu angelegt
Apps Script und Erweiterungen: Automatisierungen in Google Tabellen und Add-ons laufen in openDesk nicht
Chatverläufe und Kommentare: Verläufe aus Google Chat und Kommentare in Dokumenten lassen sich meist nicht übertragen. Wichtige Inhalte vorher als Datei sichern
Anbindungen an andere Dienste: Programme, die sich mit „Mit Google anmelden“ oder über Google Drive verbinden, prüfen wir mit Ihnen vor dem Wechsel

Der Wechsel in fünf Schritten

Bestand erfassen: Nutzer, Gruppen, gemeinsame Postfächer, geteilte Ablagen und Rechte im Umzugs-Erfassungsbogen eintragen. Die Liste der Nutzer und Gruppen finden Sie in der Google Admin-Konsole
Aufräumen: Gmail-Labels zusammenfassen, Drive sortieren, Altdaten fürs Archiv markieren. Wie das geht, steht in der Anleitung Umzug vorbereiten
openDesk einrichten: Wir richten Ihre Instanz ein, legen Nutzer an und bereiten die Umstellung Ihrer Domain vor
Daten übertragen: E-Mails ziehen per IMAP um, Dateien, Kalender und Kontakte über den Datenexport von Google, je nach gewählter Umzugsvariante durch uns oder durch Sie
Stichtag und Einweisung: Zum Stichtag stellen wir die E-Mail-Zustellung um, Ihr Team arbeitet ab dann in openDesk. Google Workspace kündigen Sie erst, wenn alles geprüft ist

Bis zum Stichtag arbeitet Ihr Team ganz normal in Google Workspace weiter. So gibt es keinen Tag, an dem niemand arbeiten kann. Sie kommen von Microsoft 365? Dann lesen Sie Von Microsoft 365 zu openDesk.

Häufige Fragen zum Wechsel von Google Workspace

Was passiert mit unseren Google Docs und Google Tabellen?

Google-Dokumente liegen in einem eigenen Format, das es nur bei Google gibt. Beim Export werden sie automatisch in Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien umgewandelt. Diese öffnen und bearbeiten Sie in openDesk direkt im Browser. Bei aufwendig gestalteten Dokumenten kann sich die Formatierung leicht verschieben.

Bleibt unsere E-Mail-Adresse gleich?

Ja. Ihre Domain und damit alle E-Mail-Adressen bleiben erhalten. Zum Stichtag stellen wir die Zustellung von Gmail auf Ihre openDesk-Instanz um. Ihre Kunden und Partner merken davon nichts.

Was wird aus unseren Gmail-Labels?

Labels werden beim Umzug zu Ordnern. Eine E-Mail mit mehreren Labels kann dabei in mehreren Ordnern landen. Räumen Sie Labels deshalb vor dem Umzug auf und legen Sie fest, welche als Ordner weitergeführt werden.

Funktionieren unsere Android-Handys ohne Google-Konto?

Das Google-Konto für den Play Store bleibt auf dem Handy, nur das Firmenkonto ändert sich. E-Mail binden Sie per IMAP ein, Kalender und Kontakte per CalDAV und CardDAV mit einer kostenlosen Zusatz-App. Wir stellen dafür Anleitungen bereit.

Wann können wir Google Workspace kündigen?

Erst wenn alle Daten übertragen und geprüft sind. Nach der Kündigung löscht Google die Daten nach einer Frist. Beachten Sie außerdem die Vertragslaufzeit, denn Jahrespläne enden nicht monatlich.