Rollen, Rechte und Funktionspostfächer in openDesk: Beispiele für Verein und Betrieb
Kurz gesagt: In openDesk vergeben Sie Rechte am besten nicht an einzelne Personen, sondern an Gruppen, die Ihre Rollen abbilden: Vorstand, Geschäftsstelle, Ehrenamt, Büro, Baustelle. Ordner, Kalender und Funktionspostfächer wie info@ oder vorstand@ geben Sie der Gruppe frei. Kommt jemand dazu oder geht, ändern Sie nur die Gruppenmitgliedschaft. Zusätzlich legen Sie für jede Person fest, welche Anwendungen sie überhaupt nutzen darf.
Das Prinzip: Personen, Gruppen, Rechte
openDesk verwaltet alle Konten zentral. Dieselben Personen und Gruppen gelten in allen Anwendungen, von E-Mail über Dateien bis zu Projekten. Daraus ergeben sich drei Stellschrauben:
| Stellschraube | Was sie regelt | Beispiel |
|---|---|---|
| Konto | Jede Person hat ein eigenes Konto mit eigenem Passwort und Zwei-Faktor-Anmeldung | anna.schmidt@verein.de |
| Anwendungsrechte | Pro Person: welche Anwendungen sie nutzen darf und ob sie dort zusätzlich verwalten darf | Ehrenamt: E-Mail, Kalender, Dateien, Chat, aber keine Projekte |
| Gruppen | Bündeln Personen nach Rolle. Ordner, Kalender und Funktionspostfächer werden der Gruppe freigegeben | Gruppe „vorstand“ hat Zugriff auf den Ordner Vorstand und das Postfach vorstand@ |
Gruppen können auch andere Gruppen enthalten. So bekommt zum Beispiel die Gruppe „alle-mitarbeitenden“ automatisch alle Mitglieder von „buero“ und „baustelle“.
Faustregel
Freigaben gehören an Gruppen, nicht an Personen. Dann bleibt Ihr Rechtekonzept übersichtlich, auch wenn sich das Team ändert, und Sie können jederzeit nachvollziehen, wer worauf zugreift.
Beispiel Verein
Ein Verein mit Vorstand, kleiner Geschäftsstelle, Kassenwart und vielen Ehrenamtlichen. Wichtig ist hier vor allem: Mitglieder- und Spenderdaten sehen nur die, die sie für ihre Aufgabe brauchen.
| Rolle (Gruppe) | Anwendungen | Ordner | Funktionspostfächer |
|---|---|---|---|
| Vorstand | alle | Vorstand, Mitglieder, Kasse, Allgemein | vorstand@, info@ |
| Geschäftsstelle | alle | Mitglieder, Allgemein | info@, mitglieder@ |
| Kasse | E-Mail, Kalender, Dateien | Kasse, Allgemein | kasse@ |
| Ehrenamt | E-Mail, Kalender, Dateien, Chat | Allgemein, eigener Projektordner | keine oder z. B. jugend@ |
| Externe (z. B. Prüfer) | kein Konto nötig | Freigabelink mit Passwort und Ablaufdatum | keine |
- Vorstandswechsel ohne Datenverlust: Neue Vorstandsmitglieder kommen in die Gruppe und sehen sofort alle Unterlagen und das Postfach vorstand@. Wer ausscheidet, wird entfernt
- Ehrenamt bleibt schlank: Weniger Anwendungen heißt weniger Fragen und weniger Fehlerquellen
- Need-to-know: Der Ordner Mitglieder ist nur für Vorstand und Geschäftsstelle freigegeben, nicht für alle Ehrenamtlichen
Mehr zu openDesk für gemeinnützige Organisationen steht unter Vereine und Wohlfahrt.
Beispiel Handwerksbetrieb und KMU
Ein Betrieb mit Geschäftsführung, Büro, Monteuren auf der Baustelle und Auszubildenden. Hier geht es vor allem darum, dass Aufträge für alle erreichbar sind, Personal- und Buchhaltungsunterlagen aber nicht.
| Rolle (Gruppe) | Anwendungen | Ordner | Funktionspostfächer |
|---|---|---|---|
| Geschäftsführung | alle, dazu Verwaltung | alle, auch Personal und Buchhaltung | info@, rechnung@, bewerbung@ |
| Büro | alle | Aufträge, Angebote, Buchhaltung | info@, rechnung@ |
| Baustelle | E-Mail, Kalender, Dateien, Chat | Aufträge (Pläne, Fotos, Aufmaße) | keine |
| Auszubildende | E-Mail, Kalender, Dateien, Chat | Aufträge, Ausbildung | keine |
| Steuerbüro (extern) | kein Konto nötig | Freigabelink auf „Buchhaltung, Übergabe“ | keine |
- Termine für alle sichtbar: Ein gemeinsamer Kalender „Einsätze“, freigegeben für Büro und Baustelle, ersetzt die Wandtafel
- Personal bleibt vertraulich: Bewerbungen und Personalunterlagen sieht nur die Geschäftsführung
- Vertretung im Urlaub: Weil Rechnungen an rechnung@ gehen, bleibt nichts liegen, wenn eine Person fehlt
Mehr zu openDesk im Betrieb steht unter Handwerk und KMU.
Rollenpostfach oder persönliches Postfach?
Ein Rollenpostfach, in openDesk Funktionspostfach genannt, gehört nicht einer Person, sondern einer Aufgabe: info@, rechnung@, vorstand@. Ein Administrator legt es an und gibt es Personen oder Gruppen frei. Beide Postfacharten haben ihren Platz:
Vorteile von Funktionspostfächern
- Vertretung ohne Aufwand: Alle Berechtigten sehen dieselben E-Mails
- Kontinuität: Bei Personal- oder Vorstandswechsel bleibt der gesamte Verlauf im Postfach
- Keine Weiterleitungen in persönliche Postfächer und keine geteilten Passwörter
- Die Adresse bleibt gleich, auch wenn die zuständige Person wechselt, zum Beispiel auf Briefpapier und Website
- Private und dienstliche Kommunikation bleiben sauber getrennt
Nachteile und worauf Sie achten sollten
- Wer hat schon geantwortet? Ohne Absprache bearbeiten zwei Personen dieselbe Anfrage. Hilfreich sind Markierungen, Ordner wie „erledigt“ oder feste Zuständigkeiten nach Tagen
- Verantwortung verteilt sich: Für heikle Themen ist eine persönliche Ansprechperson oft besser
- Berechtigungen regelmäßig prüfen, damit Ausgeschiedene keinen Zugriff behalten
- Wie Funktionspostfächer in Outlook oder Handy-Apps erscheinen, hängt vom Programm ab. Im openDesk-Portal ist alles an einem Ort
Unsere Empfehlung
Jede Person bekommt ein persönliches Postfach für die eigene Kommunikation. Für alles, was eine Anlaufstelle ist und Vertretung braucht, nehmen Sie ein Funktionspostfach: Anfragen, Rechnungen, Bewerbungen, Vorstand. Auf der Website und im Briefkopf stehen dann nur die Funktionsadressen, persönliche Adressen geben Sie gezielt weiter.
Checkliste für Ihr Rollenkonzept
- Rollen aufschreiben: Wer macht was? Meist reichen drei bis fünf Rollen.
- Pro Rolle festlegen, welche Anwendungen, Ordner, Kalender und Funktionspostfächer gebraucht werden.
- Gruppen nach den Rollen anlegen und Personen zuordnen.
- Ordner, Kalender und Funktionspostfächer den Gruppen freigeben, nicht einzelnen Personen.
- Externe über Freigabelinks mit Passwort und Ablaufdatum einbinden.
- Für Neuzugänge und Abgänge einen kurzen Ablauf festlegen: Konto anlegen oder sperren, Gruppen anpassen.
- Einmal im Jahr prüfen, wer in welcher Gruppe ist.
Ihr Rollenkonzept hilft auch beim Datenschutz: Es zeigt nachvollziehbar, wer auf welche Daten zugreifen kann. Wenn Sie zu Byggia Cloud wechseln, setzen wir Gruppen, Rechte und Funktionspostfächer auf Wunsch gleich mit auf. Den Umzug insgesamt beschreibt Umzug vorbereiten, die Einrichtung von Postfächern in Outlook und auf dem Handy E-Mail-Programme einrichten.
Häufige Fragen
Können Ehrenamtliche nur E-Mail und Dateien nutzen?
Ja. In openDesk wird für jede Person einzeln festgelegt, welche Anwendungen sie nutzen darf. Ehrenamtliche bekommen zum Beispiel E-Mail, Kalender und Dateien, aber keinen Zugriff auf Projekte oder das Wiki. Das lässt sich jederzeit ändern.
Wer legt Gruppen und Funktionspostfächer an?
Ein Administrator im Admin-Portal von openDesk. Das Administrationskonto ist dabei von Ihrem normalen Arbeitskonto getrennt. Auf Wunsch übernehmen wir die Einrichtung und spätere Änderungen für Sie.
Was ist besser: Funktionspostfach oder Weiterleitung?
Meist das Funktionspostfach. Eine Weiterleitung verteilt Kopien in persönliche Postfächer, Antworten kommen dann von persönlichen Adressen und niemand sieht, ob eine Anfrage schon bearbeitet ist. Im Funktionspostfach liegen alle E-Mails an einer Stelle, und alle Berechtigten sehen denselben Stand.
Wie gebe ich Externen Dateien, zum Beispiel dem Steuerbüro?
Am einfachsten über einen Freigabelink auf einen Ordner, auf Wunsch mit Passwort und Ablaufdatum. Externe brauchen dafür kein eigenes Konto. Wer regelmäßig und umfangreich mitarbeitet, bekommt besser ein eigenes Konto mit eingeschränkten Rechten.
Was passiert, wenn jemand den Verein oder Betrieb verlässt?
Wenn Rechte über Gruppen und Funktionspostfächer vergeben sind, entfernen Sie die Person aus ihren Gruppen und sperren das Konto. Ordner und Funktionspostfächer bleiben unverändert bei den übrigen Mitgliedern, nichts geht verloren und es müssen keine Passwörter geändert werden.
Dürfen sich mehrere Personen ein Konto teilen?
Bitte nicht. Geteilte Zugangsdaten lassen sich nicht nachvollziehen und beim Ausscheiden einer Person müssten alle das Passwort wechseln. Für gemeinsame Aufgaben gibt es Funktionspostfächer und Gruppen, jede Person behält ihr eigenes Konto.