E-Mail mit eigener Domain: MX über uns oder Smarthost?

Kurz gesagt: Damit E-Mails Ihrer Domain in openDesk ankommen, gibt es zwei Wege. Beim MX-Weg zeigt Ihre Domain direkt auf uns. Beim Smarthost-Weg bleibt Ihre Domain beim bisherigen Anbieter, und openDesk arbeitet mit dessen E-Mail-Server zusammen. Beide Wege bieten Ihnen dieselben Funktionen. Welcher passt, hängt vor allem davon ab, ob Sie die DNS-Einstellungen Ihrer Domain ändern können.

Die Begriffe kurz erklärt

DNS: das Adressbuch des Internets. In den DNS-Einstellungen Ihrer Domain steht, wohin Website und E-Mails gehen
MX-Eintrag: der Teil des DNS, der festlegt, welcher Server E-Mails für Ihre Domain annimmt
Smarthost: ein fremder E-Mail-Server, über den openDesk Ihre E-Mails verschickt
Abholung: openDesk ruft E-Mails in kurzen Abständen aus den Postfächern beim bisherigen Anbieter ab, so wie ein E-Mail-Programm. Technisch nutzen wir dafür das bewährte Open-Source-Werkzeug Fetchmail
SPF, DKIM und DMARC: Einträge im DNS, mit denen Empfänger prüfen, ob eine E-Mail wirklich von Ihnen stammt. Sie schützen vor Fälschungen und davor, im Spam zu landen

Weg 1: MX über uns

Der MX-Eintrag Ihrer Domain zeigt auf unseren E-Mail-Server. Eingehende E-Mails landen direkt in Ihren openDesk-Postfächern, ausgehende verschicken wir in Ihrem Namen. Dafür tragen wir einmalig MX, SPF, DKIM und DMARC in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain ein. Ihre Website bleibt davon unberührt.

Alles an einer Stelle: Empfang, Versand und Postfächer laufen über openDesk. Bei Fragen gibt es einen Ansprechpartner
Bisheriger E-Mail-Vertrag entfällt: Das E-Mail-Paket beim alten Anbieter können Sie nach dem Umzug kündigen
Neue Adressen sofort nutzbar: Neue Mitarbeitende, Funktionsadressen und Verteiler legen Sie nur in openDesk an
Spamfilter: auf Wunsch ohne Aufpreis mit Rspamd, einem bewährten Open-Source-Spamfilter
Sofortige Zustellung: E-Mails sind in dem Moment im Postfach, in dem sie ankommen
Voraussetzung: Zugriff auf die DNS-Einstellungen Ihrer Domain, durch Sie, durch uns oder durch Ihren Dienstleister
Zu beachten: Die Umstellung braucht einen Stichtag. Bis die Änderung überall angekommen ist, können einige Stunden vergehen

Weg 2: Smarthost und Abholung über Ihren Anbieter

Ihre Domain und der MX-Eintrag bleiben unverändert bei Ihrem bisherigen Anbieter. Der Weg besteht aus zwei Teilen:

Empfang per Abholung: E-Mails kommen wie bisher beim Anbieter an. openDesk holt sie in kurzen Abständen von dort ab und legt sie in Ihre Postfächer
Versand per Smarthost: openDesk verschickt Ihre E-Mails über den E-Mail-Server Ihres Anbieters. Für Empfänger kommt die E-Mail also vom gewohnten Server

Zwei Möglichkeiten für den Versand

Wie openDesk sich beim Server Ihres Anbieters anmeldet, richten wir je nach Anbieter und Situation ein:

Variante	So funktioniert es	Passt, wenn
Sammelzugang	openDesk meldet sich mit einem einzigen Zugang beim Anbieter an und verschickt darüber die E-Mails aller Nutzer.	der Anbieter den Versand mit verschiedenen Absenderadressen Ihrer Domain über einen Zugang erlaubt. Neue Mitarbeitende brauchen für den Versand dann nichts beim Anbieter.
Zugang je Postfach	openDesk meldet sich für jeden Absender mit dessen eigenem Postfach beim Anbieter an.	der Anbieter nur den Versand mit der eigenen Adresse zulässt. Das ist bei vielen Webhostern der Fall.

Welche Variante Ihr Anbieter unterstützt, klären wir bei der Einrichtung. Die Abholung eingehender E-Mails nutzt in beiden Fällen die Postfächer beim Anbieter.

Vorteile und Hinweise

Keine Änderung an der Domain: DNS, MX und bestehende Einträge bleiben, wie sie sind
Gewohnter Absender-Server: Die Einträge zum Schutz vor Fälschungen bei Ihrem Anbieter passen bereits
Ideal, wenn die Domain woanders verwaltet wird: etwa durch eine Agentur, einen Dachverband oder einen Webhoster, bei dem Sie Einstellungen nicht selbst ändern können
Zu beachten: Der E-Mail-Vertrag beim bisherigen Anbieter läuft weiter. Für jede neue Adresse braucht es auch dort ein Postfach, aus dem wir abholen
Zu beachten: Durch die Abholung kommen E-Mails mit wenigen Minuten Verzögerung in openDesk an
Zu beachten: Es sind zwei Systeme beteiligt. Versandgrenzen und Größenlimits für Anhänge des Anbieters gelten weiter. Sein Spamfilter arbeitet weiter, auf Wunsch filtern wir zusätzlich mit Rspamd

Beide Wege im Vergleich

Merkmal	MX über uns	Smarthost
Änderung an der Domain	Ja, einmalig MX, SPF, DKIM und DMARC	Nein
Bisheriger E-Mail-Vertrag	kann gekündigt werden	läuft weiter
Beteiligte Systeme	eines	zwei
Empfang	sofort	per Abholung, wenige Minuten Verzögerung
Neue Postfächer anlegen	nur in openDesk	in openDesk und beim Anbieter
Spamfilter	auf Wunsch Rspamd, ohne Aufpreis	der des Anbieters, auf Wunsch zusätzlich Rspamd
Versandlimits	aus openDesk	die des Anbieters
Umstellung	zum Stichtag, wirksam nach einigen Stunden	ohne Unterbrechung
openDesk-Funktionen	alle	alle

Entscheidungshilfe

Beantworten Sie diese Fragen. Wenn Sie überwiegend mit Ja antworten, passt der MX-Weg. Bei überwiegend Nein passt der Smarthost-Weg.

Können Sie oder wir die DNS-Einstellungen Ihrer Domain ändern?
Möchten Sie den E-Mail-Vertrag bei Ihrem bisherigen Anbieter kündigen?
Soll es für E-Mail nur einen Ansprechpartner geben?
Sollen E-Mails ohne Verzögerung ankommen?
Gibt es einen ruhigen Zeitpunkt für die Umstellung, etwa ein Wochenende?

Nicht sicher? Starten Sie mit dem Smarthost

Sie müssen sich nicht für immer festlegen. Mit dem Smarthost-Weg starten Sie ohne Eingriff in Ihre Domain und wechseln später auf den MX-Weg, zum Beispiel wenn der alte E-Mail-Vertrag ausläuft. Für Ihr Team ändert sich dabei nichts. Wie der gesamte Umzug abläuft, steht in Umzug vorbereiten.

Häufige Fragen zu MX und Smarthost

Welche Variante ist besser, MX oder Smarthost?

Keine ist grundsätzlich besser. Beide bieten Ihnen dieselben openDesk-Funktionen. Der MX-Weg ist schlanker, weil alles an einer Stelle läuft. Der Smarthost-Weg kommt ohne Änderungen an Ihrer Domain aus. Entscheidend ist, ob Sie Zugriff auf die DNS-Einstellungen Ihrer Domain haben und ob Sie Ihren bisherigen E-Mail-Anbieter behalten möchten.

Was ist ein MX-Eintrag?

Der MX-Eintrag (Mail Exchanger) steht in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain. Er legt fest, an welchen Server andere E-Mail-Server Nachrichten für Ihre Domain zustellen. Sie finden ihn in der Domain-Verwaltung Ihres Webhosters oder Domain-Anbieters.

Was ist ein Smarthost?

Ein Smarthost ist ein E-Mail-Server, über den ein anderes System seine E-Mails verschickt. Beim Smarthost-Weg versendet openDesk Ihre E-Mails über den Server Ihres bisherigen Anbieters. Eingehende E-Mails holen wir dort regelmäßig ab. Für Empfänger sieht alles so aus wie bisher.

Gibt es einen Spamfilter?

Ja, auf Wunsch und ohne Aufpreis. Wir setzen dafür Rspamd ein, einen bewährten Open-Source-Spamfilter. Beim Smarthost-Weg filtert zusätzlich weiterhin Ihr bisheriger Anbieter.

Können wir später die Variante wechseln?

Ja. Viele starten mit dem Smarthost-Weg, weil er ohne Änderungen an der Domain auskommt, und wechseln später auf den MX-Weg, etwa wenn der Vertrag beim alten Anbieter ausläuft. Der Wechsel ist für Ihr Team unsichtbar, Postfächer und Inhalte bleiben unverändert.

Wer ändert die DNS-Einträge?

Wenn Sie uns Zugang zur Domain-Verwaltung geben, übernehmen wir das. Alternativ schicken wir Ihnen die Einträge zum Eintragen, oder Sie leiten sie an Ihre Agentur oder Ihren IT-Dienstleister weiter, der die Domain verwaltet.